Як бізнесу підготуватися до перевірок: консультації, роз’яснення, приклади

Кожен суб’єкт господарської діяльності рано чи пізно у своїй діяльності може бути перевірений контролюючими органами. Для того, щоб підготуватись до приходу контролерів, у цьому матеріалі юрисконсульти Житомирської юридичної компанії «Кодекс» пропонують Вам ознайомитись із простими рекомендаціями та правилами поведінки, завдяки яким Ви можете змінити хід перевірки або уникнути її негативних наслідків.

План «А», план «Б»…

Порада № 1.

До початку перевірки бажано підготувати документи та провести роботу серед працюючих. Це можна зробити на прикладах попередніх перевірок, або за інформацією періодичних видань та інших зовнішніх джерел.

В першу чергу потрібно звернути увагу на документи, які безпосередньо підтверджують здійснення фінасово-господарських операцій (первинних документів). Особливо на наявність в цих документах обов’язкових реквізитів, що передбачені Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (назву документа; дату і місце складання; назву підприємства, від імені якого складено документ; зміст та обсяг господарської операції; одиницю виміру господарської операції тощо). Наприклад, при придбанні товару на підставі неякісного оформленого рахунку (відсутні реквізити особи, що відпустила або прийняла товар тощо), а також за відсутності інших підтверджуючих документів, навіть якщо цей товар залишився у Вас на складі може призвести до визнання перевіряючими фінансово-господарської операції такою, що не відбулась.

Кожен працівник має чітко знати свої обов’язки під час перевірки. Наприклад, службові посвідчення осіб, які прийшли здійснювати перевірку, необхідно пред’явити охоронцю на контрольно-пропускному пункті (на вході до підприємства). Саме охоронцям варто перевіряти службові посвідчення і одночасно повідомити керівництво про прихід контролерів. Крім цього, якщо представники контролюючих органів намагаються потрапити на територію підприємства незаконно, впевнено викликайте «102». Пересування сторонніх територією підприємства повинне здійснюватися лише у супроводі працівників підприємства, двері робочих приміщень при відсутності працівників мають бути зачинені.

До речі, як підтверджує судова практика (Постанова Верховного Суду України № 21-425а14) безпідставне видання наказу про перевірку або його видання з порушеннями, невручення наказу до початку перевірки призведуть до визнання перевірки в судовому порядку незаконною, а також до відсутності правових наслідків такої перевірки.

Якщо йдеться про позапланову перевірку, треба з’ясувати в документах на перевірку, яка є підстава для позапланової перевірки, і який предмет такої перевірки. Копію направлення (посвідчення тощо) посадова особа перевіряючого органу повинна передати Вам. Ознайомтеся також із наказом про проведення перевірки. Переконайтесь, що підстави для її проведення дійсно є.

Перевіряючі до початку перевірки повинні розписатися в журналі реєстрації перевірок. Форма журналу реєстрації перевірок встановлена наказом Державного комітету України з питань розвитку підприємництва 10.08.98 р. № 18. Якщо такого журналу на Вашому підприємстві немає, то його потрібно завести й обов’язково вимагати від перевіряючих розписатися в такому журналі.

Бажано забезпечити присутність юриста свого підприємства, або представника компанії, з якою укладено договір щодо юридичного обслуговування. Важливо переконати перевіряючих у необхідності дочекатися приїзду юриста. У цей час можна спробувати дізнатися про план перевірки, встановити конкретний перелік документів, які мають намір перевірити.

Порада № 2.

Під час перевірки на підприємстві доцільно встановити «комендантську годину»: жодних документів, жодних розмов між собою та з контролерами. Це цілком виправдана поведінка, адже дуже часто інформація, одержана в такий спосіб, стає підставою для застосування відповідних санкцій на підприємстві.

Щоб цього уникнути перед перевіркою проведіть детальний інструктаж працівників щодо поведінки з контролерами. Попередьте їх про відповідальність за розголошення інформації.

Пам’ятайте, ніхто не має права зобов’язати Вас давати миттєві відповіді. Перевіряючим документи надають тільки на їхній письмовий запит. При цьому має бути зазначено, яка саме документація їх цікавить. Ну і звичайно ж, фіксуйте усі запитання і дії «дорогих гостей» на додачу до протоколу офіційного візиту. У разі ознайомлення перевіряльників з даними, які становлять визначену законодавством комерційну таємницю або конфіденційну інформацію підприємства, забажайте від них підписання відповідної угоди про нерозголошення.

Під час проведення перевірок бажано забезпечити якомога меншу кількість представників підприємства, які будуть спілкуватися з перевіряючими. З перевіряльниками повинен спілкуватись компетентний, підготовлений до відповідної бесіди працівник. Це може бути директор, бухгалтер, юрист або інший уповноважений працівник. Дуже важливо не метушитися і не панікувати, а продумано, не поспішаючи, відповідати на запитання.

Порада № 3.

Під час перевірки завдання співробітникам ставить сам директор або уповноважена ним особа, але не перевіряючий. Це повинен знати і розуміти кожен. Вам необхідно розуміти і своєю поведінкою пояснювати, що надати той чи інший документ, здійснити ту чи іншу дію Ви можете лише за дорученням директора, а не перевіряючого. Ваша спокійна відповідь: «Це зробити без дозволу директора мені не дозволяє посадова інструкція», «Будь ласка, зверніться до директора, без його дозволу я не маю компетенції передавати Вам це» цілком підійдуть в цій ситуації.

Найголовніше правило: спілкування із контролерами на підприємстві має відбуватися лише через особу, уповноважену на це керівництвом. Жоден із інших працівників не зобов’язаний інформувати інспектора про діяльність підприємства чи про свою роботу на ньому.

При цьому жодних санкцій для не уповноваженої особи, яка відмовилася надавати пояснення перевіряючому, не передбачено. Єдиний виняток – дії правоохоронних органів, які розслідують кримінальну справу. Але навіть у цьому випадку діє пряма норма ст. 63 Конституції України про те, що людина має право відмовитися від надання свідчень проти себе та своїх родичів. Посиланням на цю статтю доцільно оперувати й керівнику підприємства.

Порада № 4.

Ви маєте право фіксувати процес проведення перевірки на відео. Це право може бути використане, щоб попередити незаконні дії перевіряючих. Ви можете виділити окрему кімнату або місце, де відбуватиметься «основне» спілкування з контролером, які бажано заздалегідь устаткувати аудіо- та відеообладнанням. Якщо непрохані гості під час перевірки перестараються (погрожуватимуть тощо), аудіо- або відеозапис може бути використаним як речовий доказ у суді.

Порада № 5.

Не зберігайте на робочому місці та в комп’ютері інформацію і документи, що не стосуються роботи. Мати на столах мінімум паперів, тримати на підприємстві якомога менше документів, інформаційна база в комп’ютерах повинна бути захищена паролем або зашифрована. Не встановлюйте на комп’ютер нелегальне програмне забезпечення, аудіо- та відеоматеріали.

Ви та уповноважена особа маєте бути обізнаними з повноваженнями, якими наділений контролер. Доцільно не надавати йому усі документи наявні на підприємстві, а письмові пояснення відписувати лише на письмові запити.

При передачі документів для перевірки варто:

- зробити детальний опис кожного документа;

- передавати їх під розписку ревізора у реєстрі документів, переданих для перевірки. (На жаль, трапляються випадки, коли керівник підприємства не дораховується документів по закінченню роботи контролерів).

Результати перевірок та порядок їх оскарження

За результатами перевірки, у випадку встановлення порушень у певній сфері діяльності підприємств, контролюючими органами складається акт. Якщо ніяких порушень не виявлено, складається довідка.

Особи, щодо яких складався акт перевірки, зобов’язані його підписати і вказати, у разі бажання, свої зауваження до проведення самої перевірки.

При оформленні заперечень до актів перевірок варто пам’ятати про те, що якщо в актах зафіксовано відсутність первинних документів та вами не заперечене їх існування (пред’явлення), то при подальшому оскарженні в судовому порядку таких фактів, судом може бути не враховано наявність таких документів в період проведення перевірки.

Зауваження можна надати у встановлений термін, як правило, упродовж 5 робочих днів контролюючому органу письмовому вигляді.

На підставі акту перевірки у випадку порушення контролюючий орган складає повідомлення-рішення. У ньому контролюючий орган визначає суму податкового зобов’язання, яке варто сплатити суб’єкту господарювання.

Оскаржити результати перевірки можна до контролюючого органу вищого рівня, а також до окружного адміністративного суду.

Згідно Кодексу адміністративного судочинства України, строк оскарження до суду складає від 1 до 6 місяців із дня отримання результатів перевірок (для ДФС – повідомлення-рішення).

Також суб’єкт господарювання може оскаржити дії чи бездіяльність посадових осіб контролюючого органу, що призвели до порушення порядку проведення перевірки. У цьому випадку суб’єкт господарювання може обрати суд, в якому буде розглядатись справа – місцевому загальному (які є у кожному районі області та кожному районі міста) чи окружному адміністративному суді.

У випадку запитань, додаткових консультацій Ви можете звернутися до юрисконсультів «Кодексу» за адресою: м. Житомир, вул. Чапаєва, 7 (вул. Степана Бандери, 7), офіс 201, е-mail: zt-kodex@ukr.net. Тел. для довідок: (0412) 41-39-30, (067) 411-44-16.